Приручаем почтового зверя

В 1950-х годах, когда появилась бытовая электроника, такая как пылесосы и стиральные машины, многие надеялись, что с ее помощью домашние хлопоты будут решаться в рекордно быстрые сроки.

Сегодня мы знаем, что эта проблема не отпала. Наше определение чистоты изменилось. Вместо того чтобы носить нижнее белье в течение нескольких дней, мы каждый день берем для себя новую, чистую пару, в результате чего увеличивается количество стирок. Иными словами, технологии позволили нам делать больше, а не меньше.

Наша рабочая среда двигалась тем же путем. Инструменты, такие как электронная почта, позволяют нам больше списываться, вместо того чтобы упрощать нам жизнь. Многие люди просто завалены тем количеством писем, которое они получают.

Проблема электронной почты

Электронная почта изменила наши ожидания касательно коммуникации; большинство из нас думают, что мы должны постоянно быть на связи. Мы привязаны к нашим устройствам, поддерживающим электронные письма, и, как собака Павлова, нам нужно обязательно проверить почтовый ящик, как только прозвенит колокольчик.

Мы всегда доступны, постоянно отвлекаемся и всегда загружены.

Переход в оффлайн – не выход. Являясь веб-дизайнерами, мы не просто создаем веб-сайты; мы предлагаем услуги нашим клиентам. Именно поэтому мы должны удовлетворить наших клиентов, а сделать это можно лишь с помощью непрерывной связи. Клиентам нужно постоянное подтверждение того, что их проект находится под контролем – нам же нужна постоянная обратная связь с клиентом, чтобы мы могли качественно завершить свою работу.

Нравится это вам или нет, но электронная почта – неизбежное зло. Однако это не означает, что оно должно диктовать нам свои правила. Мы способны приручить зверя, просто начав делать меньше.

Как и в случае с любым зверем, чем больше вы кормите электронную почту, тем «крупнее» она становится. Пора посадить электронный ящик на диету. Мы способны сделать это довольно просто: реже использовать электронные письма.

Отправляем меньше

Верите вы или нет, но вполне возможно меньше работать с почтой, и при этом эффективно взаимодействовать с клиентами и коллегами.

С высокой долей вероятности можно сказать, что вам не требуется отправлять так много писем, как вы это делаете. Вы наверняка могли бы уменьшить число людей, которым вы рассылаете ваши письма. Помните, что чем больше писем вы отправляете, тем больше писем вы получаете в ответ. Все очень просто.

Электронные письма – не всегда самый лучший вариант коммуникации. Личная встреча или телефонный звонок зачастую в разы эффективнее. Вообще, все то, что мы произносим, является лишь малой частью коммуникации. Тон голоса и язык тела в данном случае очень важны.

Мгновенный обмен сообщениями (IM) – еще один вариант, который нам нужно рассмотреть. Несмотря на его относительную навязчивость, он идеально подходит для быстрого решения вопросов. Электронная почта делает расчет на детальную, подробную коммуникацию, в то время как мгновенный обмен обходится, как правило, короткими сообщениями.

Все же, стоит сказать, что нет никаких причин для пересылки массивных электронных писем.

Пишем меньше

Чем меньше вы пишете в письмах, тем меньше вы получите в ответ. Люди склонны зеркально повторять поведение других; таким образом, если вы хотите получить больше лаконичных писем, начните писать краткие письма сами.

Возможно, вы считаете, что короткие письма менее дружелюбны и более холодны, чем пространные, однако эту проблему можно легко обойти.

Попробуйте указать адрес сайта five.sentenc.es в своей подписи. Этот сайт прекрасно объяснит сжатость ваших писем.

Еще более простой вариант состоит в том, чтобы поместить подпись «Отправлено с моего мобильного телефона», которую многие люди используют сегодня в качестве хорошего оправдания для краткости отправленного письма.

Не поймите превратно. Оставаться дружески настроенными и представительными с клиентами очень важно. Но электронная почта – не то место, где нужно делать это. Если вы хотите пообщаться, просто снимите телефонную трубку.

Электронная почта должна восприниматься скорее как Twitter, нежели как обычная почта. В реальности многие люди полностью отказываются от электронной почты и переходят на Twitter, используя его в качестве основного средства для коммуникации.

Если этот шаг кажется слишком сложным, попробуйте изложить суть вашего письма в его начале. Если пользователи заняты, они смогут быстро узнать, о чем говорится в вашем письме. Кроме того, вы заметите, что люди начнут делать то же самое в своих электронных письмах, а это значительно упростит чтение входящей корреспонденции.

Наряду с отправкой меньшего количества писем и сокращением ваших сообщений, вы всегда можете уменьшить и количество получаемых вами писем.

Получаем меньше писем

Самый простой способ сократить ответы – сообщить людям, что им не требуется отвечать на письмо. Справиться с этим позволяет размещение аббревиатур, таких как NRN (no reply necessary, ответ не требуется) или FYI (for your information, к вашему сведению), в строке subject письма. Однако это не остановит поток непрошеных писем.

Большинство из нас получает огромное количество нежелательных писем, невзирая на превосходные спам-фильтры, которые предлагаются многими почтовыми сервисами. Зачастую такие письма представляют собой новостные рассылки, на которые мы никогда не подписывались, или объявления от компаний, у которых мы когда-то совершали покупки. Даже если мы когда-то давно и соглашались на получение таких писем, теперь они только засоряют наши входящие.

У вас может появиться желание просто удалить их, продолжив разбираться с остальной частью корреспонденции. Однако не торопитесь это делать. Вместо этого найдите ссылку Unsubscribe, поскольку эти компании не ограничатся отправкой одного письма. Они будут присылать вам письма снова и снова, пока вы не остановите их.

Если в письме нет ссылки Unsubscribe, создайте правило, которое будет автоматически удалять такие письма. Несколько минут, которые вы потратите на это, сохранят в итоге ваше время и вашу сосредоточенность. Если вы действительно слишком заняты, чтобы искать ссылку Unsubscribe, попробуйте сервис Unroll.me, который значительно упростит отмену подписок.

Отписка от массовых рассылок писем поможет кардинально снизить вашу нагрузку. Однако не стоит останавливаться на достигнутом – рассмотрите возможность отписки от новостных рассылок, на которые вы сами подписывались.

Используем электронную почту только для коммуникации

Частично наша проблема заключается в том, что мы превратили электронную почту во что-то разнящееся с ее изначальным смыслом. К примеру, многие люди используют свои почтовые ящики как место для чтения новостей. В действительности же электронная почта никогда не предназначалась для этого. Разнообразные приложения (такие как, к примеру, Feedly) обеспечивают данную функциональность.

Другие используют свой почтовый клиент как место хранения важных файлов. В этом практически нет смысла, поскольку в ОС встроена гораздо более мощная файловая система.

Некоторые используют свой почтовый ящик в качестве менеджера задач, помечая письма звездочками либо оставляя их непрочитанными, чтобы предпринять впоследствии какие-либо действия. Однако специализированные менеджеры справляются с этой задачей более эффективно.

Превращение электронной почты во что-то иное засоряет ваш почтовый ящик, снижая эффективность чтения и написания писем.

Чтобы приручить зверя, используйте электронную почту как инструмент коммуникации, а не как способ управления файлами, чтения новостей или планирования задач.

Методы, представленные выше, понижают объемы входящих писем, однако они помогают справиться только с симптомами, а не с первопричиной нашей болезни – почтовой зависимостью.

Ломаем нашу зависимость

Приведенное в начале статьи сравнение с рефлексом собаки Павлова при получении звукового уведомления о входящем письме выглядело несколько ироничным, но, тем не менее, оно является очень точным.

Услышав такой сигнал, нам очень трудно не посмотреть, что же там пришло. Однако проверка почтового ящика каждые пять минут составляет в целом более 32,000 прерываний в год! Это феноменальное число.

Нужно ли нам в действительности так часто проверять почтовый ящик? Практически наверняка — нет. Большая часть входящих электронных писем либо относится к категории «нежданных гостей», либо вполне может подождать пару часов. Количество электронных писем, требующих незамедлительного действия, сравнительно мало.

Проблема заключается в том, что мы считаем некоторые письма срочными, требующими безотлагательного ответа, хотя они на самом деле таковыми не являются. Нужно воспитать клиентов так, чтобы они не ждали немедленного ответа. Естественно, это возможно не всегда.

Все, что нам требуется – это уведомления только о важных письмах. К счастью, сделать это довольно просто. Для начала отключите звуковые уведомления в почтовом клиенте. Они слишком неразборчивы – уведомляют вас о каждом полученном сообщении.

Вместо этого зарегистрируйтесь в сервисе, таком как AwayFind, который отправит вам настраиваемое уведомление о получении нового письма, которое будет удовлетворять определенным требованиям. К примеру, вы можете получать уведомления только о письмах от одного конкретного клиента или от одной группы людей.

Если вы не желаете платить за этот сервис, вы можете попробовать IFTTT.

Целью использования таких сервисов является освобождение себя от постоянных прерываний. Если вы знаете, что важные сообщения немедленно просигнализируют о своем приходе, вы можете проверять почту лишь пару раз в день. Я проверяю почту утром, в обеденное время, а также в самом конце рабочего дня. Так я могу отвечать достаточно быстро, не прерывая свой ход дел.

В ходе проверки почты обязательно придерживайтесь определенного порядка при работе с письмами.

Систематизация почтовых писем

Многие люди в силу своей неорганизованности значительно запутывают собственный электронный ящик. Самые закоренелые преступники – те, кто никогда не убирает письма из своих входящих.

Заполнение почтового ящика сотнями и тысячами писем увеличивает время, которое требуется для обработки новых сообщений. Имея такое большое количество мусора, достаточно сложно понять, с чем нужно разобраться, а что уже было прочитано. Вне зависимости от того, как вы предпочитаете управлять всем этим, вещи обязательно нужно упорядочить.

Ваш ящик входящих сообщений – то, куда приходят новые письма, но они не должны там храниться. Чистите ящик всякий раз, когда вы открываете свой почтовый клиент. Вы не должны сразу же реагировать на каждое письмо – просто прочтите его и решите, что делать с ним.

После чтения электронного письма у вас есть пять доступных вариантов:

• Отреагировать на него. Если у вас есть время на то, чтобы отреагировать на письмо незамедлительно, сделайте это. Напишите ответ или выполните поставленную задачу. Однако не чувствуйте себя обязанным отвечать сразу же, если у вас имеются более высокие приоритеты.
• Отложить его. Слишком заняты, чтобы сразу обработать письмо? Нет проблем. Превратите его в задачу, которая будет висеть в вашем менеджере задач. Вы сможете обработать письмо, как только у вас появится свободное время, и просмотреть его наряду с другими своими задачами.
• Отправить его в архив. Многие письма, которые мы получаем, не требуют никакого определенного действия, просто передавая нам полезную информацию. В таких случаях заархивируйте запись для последующего использования. Учитывая, какие мощные сегодня средства поиска, вам не нужно помечать письмо или добавлять его в папку. Просто переместите его из входящих.
• Удалить его. Если письмо является спамом или не имеет никакой ценности, просто удалите его.
• Перешлите его. Некоторые письма требуют определенного действия, но вы можете оказаться не самым подходящим человеком для этого. В таких случаях делегируйте задачу путем пересылки письма более подходящему человеку.

Урок, который нужно извлечь из всего этого: ваш ящик входящих сообщений — это просто место для хранения необработанной почты. Как только вы прочли письмо и решили, что с ним делать, переместите его из входящих, чтобы освободить место для новых писем.

Начните прямо сегодня

Возможно, вас пугает перспектива, что вам нужно обработать все электронные письма, которые покоятся во входящих. Это довольно объемный труд. Я заверяю вас, что это будет стоить потраченных усилий.

Если ящик входящих переполнен, просто объявите о банкротстве. Отправьте в архив все, кроме писем за последнюю неделю. Если какие-либо письма, полученные больше недели назад, до сих пор не были обработаны, то отвечать на них, скорее всего, уже нет никакого смысла.

Архивация всех этих писем отсеет все лишнее, в результате чего вы столкнетесь с нормальным объемом писем, который вполне реально обработать. Пройдитесь по оставшимся письмам и решите, что с ними делать. Если вы получаете много писем, это может занять определенное время, но это будет стоить того. Помните, что вам не требуется сразу же реагировать на все письма. Отложите действие на потом, просто добавив письма в список задач. Сделайте это, и я вам обещаю, что вы никогда не будете с ужасом смотреть на свою электронную почту.

Источник: www.smashingmagazine.com/2013/07/02/taming-email-beast/